Setelah beberapa waktu lalu semua pegawai perusahaan harus dirumahkan sebab pandemi, maka kini tiba saatnya menjalani new normal.

Menjalankan aktivitas kembali seperti biasanya di kantor maupun perusahaan. Kebiasaan yang sering dilakukan ketika awal memulai kerja di kantor bersama team adalah rapat kinerja bersama. Agar rapat yang diadakan dapat berjalan secara efektif maka ikutilah tips di bawah ini.

5 Tips Rapat di Perusahaan Agar Efektif

Ketika ingin melaksanakan rapat dengan team kerja Anda di kantor, Anda harus benar-benar menyiapkannya secara terstruktur agar dapat mencapai tujuan secara efektif. Anda bisa mengikuti tips berikut ini, sehingga tidak ada lagi rapat yang berjalan begitu saja namun tidak memiliki titik terang.

1. Menentukan Tujuan Rapat

Sebelum memulai rapat di kantor, sebaiknya H-1 siapkanlah segala keperluan yang berkaitan dengan rapat sebaik-baiknya. Salah satu nya yang sangat penting adalah tujuan dari Anda melakukan rapat. Sehingga jika tujuan rapat telah ditentukan dan dipersiapkan maka rapat akan berjalan dan mendapatkan hasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

2. Tidak Melibatkan Banyak Orang

Ketika ingin mengundang rekan kerja untuk rapat, libatkanlah orang-orang yang hanya berperan penting saja. Jangan melibatkan banyak orang sebab Anda akan kesulitan dalam menghandle nya. Sebaiknya mengadakan rapat dengan satu team kerja saja agar rapat berjalan dengan lancar dan fokus kepada satu tujuan yang akan dicapai bersama-sama.

3. Mencatat Hal Penting Dalam Rapat

Saat rapat telah dimulai, tentulah terdapat berbagai macam permasalahan serta solusi yang diberikan dari peserta rapat. Sebagai pemimpin rapat, mintalah kepada 1 orang anggota rapat sebagai sekretaris rapat agar dapat mencatat segala hal penting dalam rapat tersebut.

4. Buka Sesi Q and A

Agar rapat dapat membuahkan hasil yang maksimal, jangan pernah melewatkan sesi Q and A. Tujuan dari sesi ini adalah agar para peserta dapat bertanya apapun terkait rapat tersebut dan juga memberikan sumbangan ide untuk menemukan solusi kepada berbagai macam persoalan yang disampaikan oleh para peserta rapat.

5. Disiplin waktu

Sebelum rapat dimulai, tentunya waktu rapat telah ditentukan terlebih dahulu. Mulai dari pukul berapa hingga selesai pukul berapa. Waktu tersebut harus dijalankan dengan disiplin, tidak boleh ada yang datang terlambat sebab itu akan menyebabkan tertundanya rapat dimulai.

Selanjutnya jangan pernah juga menambah waktu rapat sebab itu akan membuat rapat menjadi bertele-tele. Jalankanlah rapat dengan sangat disiplin sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa rapat yang efektif adalah rapat yang telah direncanakan dengan matang. Oleh sebab itu, jika ingin rapat di kantor Anda berjalan dengan efektif maka lakukanlah perencanaan persiapan dengan sebaik-baiknya.